Cách tạo chữ ký Outlook trên máy tính, điện thoại

Tạo chữ ký cho email là một trong những tính năng vô cùng hữu ích trên Outlook. Vậy làm thế nào để tạo chữ ký Outlook? Theo dõi ngay bài viết sau của Bảo Hành One để khám phá các cách tạo chữ ký Outlook trên máy tính, điện thoại cực đơn giản và nhanh chóng. 

Cách tạo chữ ký Outlook

Lợi ích của việc tạo chữ ký trên Outlook

Không chỉ bao gồm tên người gửi, khi tạo chữ ký trên Outlook, bạn còn có thể thêm một số thông tin cơ bản như tên công ty, chức vụ, số điện thoại, website, mạng xã hội,... Do đó, việc tạo chữ ký trên Outlook sẽ mang đến cho bạn nhiều lợi ích. Cụ thể như: 

• Giúp email trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt đối tác, đồng nghiệp, khách hàng.

• Như một cách để lại danh thiếp của người gửi, giúp người nhận dễ dàng liên lạc khi cần.

• Giúp tăng độ tin cậy và tính chính xác của email, đồng thời, giúp xác minh danh tính người gửi.

• Thay vì phải nhập thông tin liên hệ vào mỗi email, bạn có thể tạo chữ ký email trên Outlook. Nó sẽ tự động được thêm vào mỗi email mà bạn gửi đi, từ đó, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.

• Khi tạo chữ ký email trên Outlook, bạn còn có thể thêm hình ảnh, link website. Điều này giúp góp phần xây dựng thương hiệu cho bản thân, doanh nghiệp.

Lợi ích của việc tạo chữ ký trên Outlook

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo folder trên Outlook đầy đủ nhất

Các tạo chữ ký Outlook trên máy tính

Khi sử dụng Outlook trên máy tính, bạn có thể tải phần mềm Outlook về máy để sử dụng hoặc cũng có thể truy cập trực tiếp vào website của Outlook. Dưới đây là cách tạo chữ ký Outlook trên cả hai phiên bản phần mềm và website:

Các tạo chữ ký Outlook trên phần mềm 

Trong trường hợp bạn đã tải và cài đặt Outlook trên máy tính, bạn thực hiện tạo chữ ký email trên Outlook như sau:

• Bước 1: Bạn đăng nhập vào Outlook > chọn “Home” > chọn “New Email”. 

Chọn “Home” > “New Email”

• Bước 2: Lúc này, trên màn hình sẽ hiển thị một cửa sổ mới để bạn tạo lập email. Trên thanh công cụ, bạn chọn mục “Insert” > chọn “Signature” >  chọn tiếp “Signature”.

Chọn “Insert” > “Signature” > chọn tiếp “Signature”

• Bước 3: Bạn sẽ thao tác trên tab “Email Signature”. Bạn chọn mục “New” > đặt tên cho chữ ký để lưu lại và sử dụng cho những lần sau > chọn “OK”. 

Chọn “New” > đặt tên cho chữ ký để lưu lại

• Bước 4: Tại mục “Choose default signature”, bạn chọn “New messages” > chọn tên của chữ ký vừa tạo nếu muốn chữ ký này tự động thêm vào tất cả thư mới hoặc chọn “Replies/Forward” để tự động thêm chữ ký cho các thư trả lời và thư chuyển tiếp.

Tùy chỉnh áp dụng chữ ký

• Bước 5: Bạn tiến hành thiết lập chữ ký trong mục “Edit Signature”. Bạn cũng có thể định dạng chữ ký như thay đổi màu sắc, font chữ, căn lề, chèn ảnh, logo, link website,... Cuối cùng, bạn chọn “OK” để lưu lại.

Thiết lập, định dạng chữ ký

Cách tạo chữ ký Outlook trên website

Nếu bạn sử dụng Outlook phiên bản web, bạn thực hiện tạo chữ ký Outlook theo trình tự các bước sau:

• Bước 1: Bạn truy cập vào website Outlook > đăng nhập > click chuột vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải màn hình > chọn “Options”.

• Bước 2: Tại cột menu bên trái màn hình, bạn chọn “Mail” > “Layout” > “Email signature”.

• Bước 3: Bạn tạo chữ ký trong khung trống, sử dụng các lệnh trên thanh công cụ để định dạng chữ ký.

• Bước 4: Bạn click chuột vào ô “Automatically include my signature on messages I send” để tự động áp dụng chữ ký vào tất cả các email của bạn, bao gồm cả thư mới, thư trả lời, thư chuyển tiếp. 

• Bước 5: Cuối cùng, bạn chọn “Save” để lưu lại.

Cách tạo chữ ký Outlook trên website

Xem thêm: Hướng dẫn cách lưu Email Outlook vào ổ cứng - Dễ dàng, hiệu quả

Các tạo chữ ký Outlook trên điện thoại

Ngoài phiên bản Outlook trên máy tính, người dùng còn có thể sử dụng Outlook với phiên bản ứng dụng trên điện thoại. Sau đây là cách tạo chữ ký Outlook trên điện thoại bạn có thể tham khảo: 

• Bước 1: Bạn mở ứng dụng Outlook trên điện thoại > đăng nhập > chọn biểu tượng hình răng cưa ở góc dưới màn hình > chọn “Chữ ký”.

Chọn biểu tượng hình răng cưa > chọn “Chữ ký”

• Bước 2: Bạn thiết lập chữ ký trong khung trống.  Sau đó, bạn chọn vào biểu tượng dấu mũi tên “Trở về” để lưu và thoát.

Tạo chữ ký và lưu lại

Xem thêm: Hướng dẫn cách tìm điện thoại Samsung bị mất bằng Gmail nhanh chóng

Cách chỉnh sửa chữ ký Outlook

Trong trường hợp bạn muốn xóa chữ ký hoặc muốn chỉnh sửa thông tin trong chữ ký, bạn thực hiện như sau:  

• Bước 1: Trên thanh công cụ, bạn click chuột vào mục “File”.  

Chọn mục “File trên thanh công cụ”

• Bước 2: Trong danh sách menu ở cột bên trái màn hình, bạn chọn mục “Options”.

Chọn “Options”

• Bước 3: Trong cửa sổ “Outlook Options”, bạn chọn “Mail” > chọn “Signatures“.

Chọn “Mail” > chọn “Signatures“

• Bước 4: Tại mục “Select signature to edit” sẽ hiển thị danh sách tất cả chữ ký Outlook mà bạn đã tạo, bạn click chọn vào chữ ký mà mình muốn sửa. Bạn chỉnh sửa nội dung chữ ký trong ô “Edit signature”. Bên cạnh đó, nếu muốn xóa chữ ký, bạn chọn “Delete” để xóa. 

Chỉnh sửa hoặc xóa chữ ký

Tổng kết

Tóm lại, việc tạo chữ ký email trên Outlook sẽ giúp email của bạn trở nên chuyên nghiệp, ấn tượng hơn, đồng thời, giúp tăng độ tin cậy và xác thực cho email. Vì vậy, bạn hãy tham khảo ngay các cách tạo chữ ký Outlook trên đây để tạo cho mình chữ ký riêng để thuận tiện hơn trong quá trình liên lạc và làm việc nhé!

Để lại thông tin để được chuyên viên tay nghề cao tư vấn cho bạn!

Yêu cầu tư vấn

Đăng ký ngay

Xem thêm