Quy trình trong tuyển dụng nhân sự

1. Xác định nhu cầu tuyển dụng

Xác định vị trí cần tuyển: Xác định vị trí cần bổ sung và lý do tuyển dụng (thay thế nhân viên, mở rộng quy mô, bổ sung nhân sự mới, v.v.).

Nên làm:

• Phân tích công việc để xác định các nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí cần tuyển.
• Xác định các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho vị trí.
• Xem xét nhu cầu của doanh nghiệp để xác định số lượng nhân viên cần tuyển.
• Lập kế hoạch tuyển dụng để đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả.

Không nên làm:

• Không xác định rõ nhu cầu tuyển dụng, dẫn đến việc tuyển dụng không hiệu quả và không đáp ứng được yêu cầu công việc.
• Không thảo luận và tương tác với các bộ phận liên quan hoặc quản lý để hiểu rõ nhu cầu, yêu cầu công việc.
• Không cập nhật hoặc chỉnh sửa JD (Job Description) theo thực tế và yêu cầu công việc hiện tại.
• Không xác định được số lượng và loại hình nhân lực cần tuyển dụng, dẫn đến sự thiếu hụt hoặc dư thừa nhân lực trong tổ chức.

Mô tả công việc: Xây dựng mô tả công việc (Job Description) chi tiết, bao gồm các nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu kỹ năng, kinh nghiệm, và trình độ.

2. Lên kế hoạch tuyển dụng

• Xác định nguồn tuyển dụng: Chọn lựa các kênh tuyển dụng như nội bộ, các trang web việc làm, mạng xã hội, headhunter, v.v.
• Lập kế hoạch thời gian: Xác định thời gian cho từng bước trong quy trình tuyển dụng, từ đăng tin tuyển dụng đến phỏng vấn và đưa ra quyết định cuối cùng.

Nên làm:

• Xác định rõ nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp.
• Lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết, bao gồm các bước cần thực hiện, thời gian thực hiện và ngân sách.
• Sử dụng các công cụ và phương pháp tuyển dụng hiệu quả.
• Theo dõi và đánh giá quá trình tuyển dụng để đảm bảo đạt được mục tiêu tuyển dụng.

Không nên làm:

• Kế hoạch không được lập rõ ràng và cụ thể từng hạng mục.
• Không xem xét nguồn lực như nhân sự, kỹ năng và ngân sách.
• Không cập nhật kế hoạch tuyển dụng theo từng giai đoạn phát triển của tổ chức, biến động thị trường.
• Tạo ra kế hoạch cứng nhắc và không có tính linh hoạt.
• Không theo dõi và đánh giá quá trình tuyển dụng.

3. Thu hút và tìm kiếm ứng viên

• Đăng tin tuyển dụng: Đăng tải thông tin tuyển dụng trên các kênh đã chọn để thu hút ứng viên.
• Liên hệ và tìm kiếm ứng viên: Liên hệ với các ứng viên tiềm năng, tiếp cận qua mạng xã hội, cơ sở dữ liệu ứng viên hoặc qua các mối quan hệ cá nhân.

Nên làm:

• Nghiên cứu và lựa chọn các nguồn tuyển dụng phù hợp để tiếp cận và thu hút ứng viên.
• Chuẩn bị các content tuyển dụng thu hút, hấp dẫn, chi tiết về vị trí công việc, yêu cầu, lợi ích công việc.
• Chủ động tìm kiếm ứng viên ở nhiều nguồn khác nhau thay vì chỉ dựa vào những số lượng ứng viên đăng ký, gửi hồ sơ.
• Nếu cần, sử dụng dịch vụ của các đối tác tuyển dụng hoặc công ty tư vấn nhân sự để tìm kiếm và tiếp cận ứng viên chất lượng.

Không nên làm:

• Chỉ dựa vào một nguồn tuyển dụng duy nhất để tìm kiếm ứng viên. 
• Viết mô tả công việc mơ hồ và không hấp dẫn.
• Không tương tác và phản hồi với ứng viên.
• Bỏ qua các kênh tuyển dụng khác như mạng xã hội, các mối quan hệ cá nhân.
• Bỏ qua nguồn ứng viên nội bộ.

4. Sàng lọc hồ sơ ứng viên

Xem xét hồ sơ: Đánh giá hồ sơ dựa trên các tiêu chí đã định trước (kinh nghiệm, trình độ, kỹ năng).

Nên làm:

• Xem xét hồ sơ ứng viên và đánh giá chúng dựa trên các yêu cầu, tiêu chí công việc đã xác định từ bước phân tích công việc.
• Tạo và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ ứng viên để có thể tiếp cận, sắp xếp dữ liệu dễ dàng hơn.
• Sử dụng công nghệ và công cụ phần mềm để tăng tính hiệu quả, tự động hóa quy trình sàng lọc hồ sơ.
• Xác định và tạo danh sách các ứng viên tiềm năng dựa trên sự phù hợp với yêu cầu công việc.

Không nên làm:

• Tránh đánh giá hồ sơ ứng viên dựa trên tiêu chí không liên quan hoặc quá chủ quan.
• Bỏ qua các hồ sơ ứng viên chỉ vì chưa hoàn thiện hoặc thiếu một số thông tin. Điều này có thể khiến bạn “vụt mất” những ứng viên tài năng.
• Không xác định và duy trì tiêu chí rõ ràng.
• Không thực hiện tương tác và thông báo với ứng viên sau quá trình sàng lọc hồ sơ

Sàng lọc qua điện thoại: Phỏng vấn sơ bộ qua điện thoại để xác nhận thông tin cơ bản và đánh giá sơ bộ về sự phù hợp.

5. Phỏng vấn ứng viên

Phỏng vấn vòng 1: Phỏng vấn sơ bộ để đánh giá tổng quát về kỹ năng, kinh nghiệm, và thái độ của ứng viên

Phỏng vấn vòng 2 (chuyên sâu): Phỏng vấn chuyên sâu với người quản lý trực tiếp hoặc bộ phận chuyên môn để đánh giá chi tiết hơn về năng lực chuyên môn và sự phù hợp với văn hóa công ty.

• Phỏng vấn qua điện thoại: Đây là hình thức phỏng vấn dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện để sàng lực ứng viên cũng như năng lực của họ. Phỏng vấn qua điện thoại cũng giúp nhà tuyển dụng tạo ấn tượng đầu tiên với ứng viên. Cuộc trao đổi có thể ngắn gọn nhưng phải đảm bảo đủ thời gian để bạn đánh giá được kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm của ứng viên.
• Phỏng vấn trực tiếp: Đây cũng là bước cuối cùng trước khi nhà tuyển dụng đưa ra lời mời làm việc cho ứng viên. Các cuộc phỏng vấn có thể thực hiện bởi quản lý cao nhất và chỉ dành cho một nhóm những ứng viên nổi bật. Doanh nghiệp cũng cần thống nhất ở bước này đồng thời lên danh sách ứng viên dự phòng.

• Bài kiểm tra chuyên môn: Mục đích của bước đánh giá ứng viên là tổng hợp tất cả các thông tin thu thập được từ các bước trước đó, bao gồm hồ sơ xin việc, quá trình phỏng vấn, các bài kiểm tra năng lực và đánh giá từ đồng nghiệp, để đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng
• Reference Check: Xác minh thông tin thông qua người tham khảo để đánh giá tính cách, thái độ và hiệu suất làm việc của ứng viên.

7. Đưa ra đề nghị tuyển dụng (Offer)

• Thương lượng lương thưởng: Thương lượng về mức lương, chế độ phúc lợi và các điều khoản hợp đồng với ứng viên.
• Gửi thư mời làm việc: Nếu đồng thuận, gửi thư mời làm việc chính thức với các thông tin chi tiết về vị trí, lương thưởng và ngày bắt đầu.

8. Hoàn tất thủ tục nhận việc

• Ký hợp đồng lao động: Hoàn tất các thủ tục ký kết hợp đồng và các giấy tờ liên quan.
• Onboarding: Tổ chức buổi giới thiệu và đào tạo ban đầu để ứng viên làm quen với công việc, quy trình và văn hóa công ty.

9. Đánh giá sau thử việc

• Theo dõi và đánh giá: Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên mới trong thời gian thử việc để quyết định tuyển dụng chính thức.

Quy trình tuyển dụng nhân sự đạt được hiệu quả cao sẽ giúp doanh nghiệp xác định được năng lực cũng như trình độ của ứng viên. Nhà tuyển dụng khôn ngoan sẽ biết tận dụng quá trình phỏng vấn để đưa ra những câu hỏi giúp bạn nhận thấy điểm mạnh, yếu của ứng viên. Đây cũng là một trong các bước tuyển dụng nhân sự đầu tiên giúp nhà tuyển dụng xác định được hiệu suất công việc trong tương lai của ứng viên.